Jak znaleźć i sprawdzić polską firmę w Holandii - KVK, umowa

Gdzie szukać polskiej firmy

• Katalog na holandia.app - polskie firmy w Holandii pogrupowane według branż, m.in. budowlanka i remonty oraz biura księgowe. Firmy zgłaszające się do katalogu podają numer KVK. Znacznik „✓ KVK” przy wizytówce nadajemy dopiero po ręcznym sprawdzeniu tego numeru w rejestrze KVK - firma bez znacznika jeszcze tego sprawdzenia nie przeszła. Znacznik potwierdza, że firma istnieje, ale nie mówi nic o jakości jej pracy. Resztę sprawdź sam, według listy poniżej.
• „Szukam fachowca” w aplikacji - opisujesz, czego potrzebujesz, zlecenie pojawia się jako ogłoszenie, a aplikacja powiadamia firmy z tej branży. Wymaga konta z potwierdzonym adresem e-mail. Telefon albo e-mail, który podasz w zleceniu, widać w ogłoszeniu.
• Polecenia znajomych - najcenniejsze źródło, bo ktoś widział efekt na własne oczy. Polecona firma powinna jednak przejść tę samą kontrolę co każda inna.
• Grupy na Facebooku - dużo ofert, ale też polecenia pisane przez samych wykonawców i profile, których nie da się z niczym powiązać. Traktuj je jako punkt wyjścia, nie jako dowód.
• Mapy i opinie w Google - patrz na daty i treść opinii, nie tylko na gwiazdki. Kilkanaście pochwał z jednego tygodnia to słabszy sygnał niż kilka konkretnych opinii z kilku lat.

Krok 1: sprawdź firmę w rejestrze KVK

Każda firma z siedzibą w Holandii musi być wpisana do rejestru handlowego (Handelsregister), który prowadzi KVK - najpóźniej tydzień po rozpoczęciu działalności. Numer KVK ma 8 cyfr. Firma ma obowiązek podawać go na ofertach, fakturach, w mailach i na stronie internetowej. Jeśli go tam nie ma, zapytaj dlaczego.

1. Wejdź na kvk.nl/zoeken i wpisz numer KVK albo nazwę firmy. Wyszukiwanie jest bezpłatne.
2. Porównaj nazwę (handelsnaam) i miejscowość z tym, co widzisz w ofercie. Numer, który w rejestrze należy do innej firmy, to sygnał, żeby się wycofać.
3. Nie panikuj, gdy nie widzisz adresu. Jednoosobowa firma (eenmanszaak) może legalnie ukryć w rejestrze swój adres, więc sam jego brak nie jest niczym podejrzanym.

Wyciąg z rejestru (uittreksel) przy większym zleceniu

Bezpłatne wyszukiwanie pokazuje podstawy. Za więcej KVK pobiera opłatę. Wyciąg z rejestru (uittreksel Handelsregister) pokazuje m.in.:

• kto jest właścicielem albo zarządza firmą i kto może podpisywać umowy w jej imieniu,
• datę założenia firmy i adres,
• zarejestrowaną działalność (bedrijfsactiviteiten),
• czy firma nie jest w upadłości (faillissement).

Ceny w 2026: podgląd wyciągu online 2,95 EUR (potrzebne jest osobiste konto KVK, tzw. toegangscode) albo wyciąg z pieczęcią elektroniczną 9,60 EUR - przychodzi mailem jako PDF, bez zakładania konta. Przy remoncie za kilka tysięcy euro to tani sposób, żeby sprawdzić, czy osoba, z którą rozmawiasz, naprawdę może reprezentować firmę.

Krok 2: sprawdź numer BTW w VIES

Firma, która nalicza BTW, ma numer btw-id i musi go podawać na fakturach. Btw-id jednoosobowej firmy ma format NL, 9 cyfr, litera B i 2 cyfry i nigdy nie zawiera numeru BSN. Publicznej listy wszystkich numerów BTW nie ma - numer musisz dostać od firmy.

Sprawdzisz go w unijnej wyszukiwarce VIES: wybierasz kraj, wpisujesz numer i widzisz, czy jest ważny. Dla większości krajów VIES pokazuje też nazwę i adres firmy - powinny zgadzać się z ofertą.

Faktura bez BTW nie zawsze jest podejrzana. Firma z obrotem do 20 000 EUR rocznie może korzystać z KOR (zwolnienie dla małych firm) i wtedy nie wolno jej naliczać BTW. Bez BTW są też niektóre usługi zwolnione z podatku, np. część opieki medycznej. Firma powinna umieć wyjaśnić, dlaczego nie nalicza BTW. Więcej o KOR w poradniku KOR - zwolnienie z BTW dla małych firm.

Firma zarejestrowana w Polsce

Część wykonawców pracuje w Holandii na polskiej działalności. Taką firmę sprawdzisz w polskich rejestrach: jednoosobową działalność w wyszukiwarce firm na biznes.gov.pl (CEIDG), spółkę w wyszukiwarce KRS. Polski numer VAT-UE (PL + NIP) sprawdzisz w tym samym VIES. Przy sporze z firmą z innego kraju UE bezpłatnie pomaga Europees Consumenten Centrum (ECC Nederland).

Krok 3: opinie, realizacje i organizacja branżowa

• Poproś o zdjęcia wcześniejszych realizacji i - przy większej pracy - o kontakt do klienta, u którego firma robiła coś podobnego.
• Jeśli firma pisze, że należy do organizacji branżowej, sprawdź to w wyszukiwarce członków tej organizacji, a nie po logo na stronie. Członkostwo ma realne znaczenie: zwykle tylko wtedy spór może rozstrzygnąć Geschillencommissie (szczegóły niżej).
• Wyszukiwarki członków mają m.in. BouwGarant (budowa i remonty), Techniek Nederland (instalacje), NOAB (biura administracyjne i podatkowe) i NOB (doradcy podatkowi).

Księgowy: kto może nazywać się „accountant”

Tytuły accountant, AA (accountant-administratieconsulent) i RA (registeraccountant) są w Holandii chronione ustawą. Może ich używać tylko osoba wpisana do publicznego rejestru NBA - tam sprawdzisz nazwisko. Accountant ma też ustawowy obowiązek ubezpieczenia od odpowiedzialności zawodowej. Biuro, które nazywa się administratiekantoor albo boekhouder, nie musi być w tym rejestrze - ochrona dotyczy tylko tytułów accountant. Przy takim biurze patrz na członkostwo w NOAB albo NOB, opinie i jasną umowę z zakresem usług i ceną.

Krok 4: offerte na piśmie

Poproś o ofertę (offerte) od dwóch-trzech firm i porównuj nie tylko cenę. Dobra oferta zawiera:

• dane firmy (nazwa, numer KVK),
• dokładny opis prac i materiałów, a przy większej pracy rysunki lub wymiary,
• cenę i jej rodzaj: stała cena (vaste prijs), cena orientacyjna (richtprijs) albo stawka godzinowa plus materiały,
• pozycje szacunkowe (stelposten), np. płytki, których jeszcze nie wybrałeś,
• zaliczkę i terminy płatności,
• dodatkowe koszty, np. dojazd albo parkowanie,
• termin rozpoczęcia i zakończenia prac,
• gwarancję i warunki ogólne (algemene voorwaarden),
• czy firma należy do organizacji branżowej i komisji rozjemczej,
• okres ważności oferty.

Za ofertę nie płacisz, chyba że firma zapowiedziała to z góry. Pamiętaj, że podpis pod ofertą to zwykle zawarcie umowy - a umową jest też akceptacja mailem czy ustna zgoda przez telefon. Podpisuj dopiero, gdy wszystko jest jasne.

Umowa, dodatkowe prace (meerwerk) i zaliczka

Dodatkowe prace. Jeśli w trakcie wychodzi, że pracy jest więcej, firma musi Cię na czas uprzedzić o wyższym koszcie. Jeśli tego nie zrobiła, zwykle nie musisz płacić za meerwerk - chyba że sam mogłeś się domyślić, że Twoje nowe życzenie kosztuje więcej. Przy stałej cenie wzrost cen materiałów albo trudniejsza praca to co do zasady ryzyko firmy. Przy cenie orientacyjnej rachunek bez uprzedzenia może wzrosnąć najwyżej o 10%. Każdą zmianę potwierdzaj mailem albo wiadomością - wtedy macie ją na piśmie.

Zaliczka. Nie jest obowiązkowa - płacisz ją tylko wtedy, gdy się na to umówiliście. Przy usługach prawo nie określa jej maksymalnej wysokości (limit 50% dotyczy zakupu towaru). Rozsądnie jest płacić z góry tylko za materiały zamawiane pod Twoje zlecenie, a resztę w ratach po kolejnych etapach. Zapytaj też wprost, co stanie się z Twoimi pieniędzmi, jeśli firma zbankrutuje: bez gwarancji zaliczki (aanbetalingsgarantie) albo pomocy organizacji branżowej zaliczka zwykle przepada.

14 dni na zastanowienie. Jeśli firma przyszła do Ciebie z propozycją, a Ty podpisałeś od razu na miejscu - albo umowę zawarłeś przez internet, telefon, na ulicy czy przy drzwiach - masz 14 dni na odstąpienie bez podawania powodu. Jeśli ktoś przyszedł zrobić wycenę, a podpisałeś dopiero później, tego prawa nie masz. Gdy zgodziłeś się, żeby firma zaczęła pracę w tych 14 dniach, przy odstąpieniu płacisz za to, co już zrobiła, a gdy na Twoją wyraźną prośbę skończyła już całą usługę, odstąpić zwykle nie możesz.

Ustawa przewiduje też wyjątki - 14 dni nie masz m.in.:

• przy budowie nowego domu i przy przebudowie porównywalnej z budową nowego (ingrijpende verbouwing, np. gdy ze starego budynku zostaje tylko fasada) - zwykły remont łazienki czy kuchni się do tego nie zalicza,
• przy pilnej naprawie albo konserwacji, do której sam wezwałeś firmę,
• przy rzeczach robionych specjalnie dla Ciebie według Twoich wymiarów i wyborów (np. okna na wymiar),
• przy umowie do 50 EUR zawartej poza siedzibą firmy.

Odbiór prac, gwarancja i zasada 5%

• Zgłaszaj wady od razu - w trakcie prac i przy odbiorze. Wadę, która wyjdzie później (np. przeciek), zgłoś najpóźniej 2 miesiące od jej wykrycia.
• Masz prawo do bezpłatnej naprawy pracy wykonanej niezgodnie z umową - także wtedy, gdy firma nie dała osobnej gwarancji.
• Dopóki firma nie usunie wad, możesz wstrzymać zapłatę części rachunku - rozsądnej kwoty, odpowiadającej wadom. Warto to wpisać do umowy.
• Przy odbiorze spiszcie protokół (proces-verbaal van oplevering) i zrób zdjęcia albo film.

Prace budowlane od 2024. Dla umów zawartych od 1 stycznia 2024 wykonawca robót budowlanych odpowiada także za wady, których nikt nie zauważył przy odbiorze (art. 7:758 ust. 4 BW) - chyba że udowodni, że wada nie jest jego winą. Z osobą prywatną nie może tego wyłączyć w umowie na jej niekorzyść. Po zakończeniu prac musi też przekazać dokumentację: rysunki, opis zastosowanych materiałów i instalacji oraz informacje o konserwacji (consumentendossier, art. 7:757a BW). Umowa może to zmienić - nie zgadzaj się pochopnie na rezygnację z dokumentacji.

Zasada 5% - nie przy zwykłym remoncie. Ustawowa zasada 5% (art. 7:768 BW) dotyczy budowy nowego domu na zlecenie osoby prywatnej: z ostatniej raty możesz zatrzymać najwyżej 5% ceny i wpłacić je do depozytu u notariusza - bez względu na to, czy dom ma wady. Notariusz wypłaca te pieniądze firmie po 3 miesiącach od odbioru, chyba że dom ma wady: wtedy wskazujesz notariuszowi kwotę, która zostaje w depozycie, dopóki sprawa wad się nie wyjaśni. Między pierwszym a drugim miesiącem po odbiorze wykonawca musi Cię na piśmie zapytać, czy chcesz z tego skorzystać. Przy nowym domu firma musi też przed podpisaniem umowy poinformować Cię na piśmie, czy ryzyko jej upadłości i wad jest zabezpieczone (np. gwarancją Woningborg, SWK albo BouwGarant). Przy remoncie łazienki czy kuchni ten przepis nie obowiązuje - tam chroni Cię umowa i prawo wstrzymania części zapłaty opisane wyżej.

Organizacje branżowe i Geschillencommissie

De Geschillencommissie to komisja rozjemcza: rozstrzyga spory konsumentów z firmami bez udziału sądu. Warunek: firma musi być do komisji przyłączona - zwykle przez organizację branżową (tabela niżej), rzadziej sama, np. do ogólnej komisji Algemeen. Przykłady dla prac w domu (opłaty w 2026, zwracane, jeśli komisja przyzna Ci rację):

Opłata zależy od kwoty na fakturze. Jak to działa:

1. Najpierw składasz skargę na piśmie w samej firmie - bez tego komisja sprawy nie przyjmie.
2. Jeśli się nie dogadacie, sprawę do komisji zgłaszasz zwykle najpóźniej 12 miesięcy od złożenia skargi w firmie (tak stanowią regulaminy komisji - sprawdź regulamin swojej). Uwaga: gdy to firma chce iść z waszym sporem do komisji, musi Cię na piśmie zapytać, czy się zgadzasz, i dać Ci na odpowiedź 5 tygodni - jeśli ten termin minie bez odpowiedzi, firma może skierować sprawę do sądu.
3. Jeśli wstrzymałeś część zapłaty, sporną kwotę wpłacasz zwykle do depozytu komisji, a ona decyduje, komu przypada.
4. Orzeczenie (bindend advies) jest wiążące dla obu stron. Całość trwa średnio około 25 tygodni.

Spór o nowy dom rozpatruje ta sama komisja Verbouwingen en Nieuwbouw, ale kończy się on orzeczeniem arbitrażowym (arbitraal vonnis). Jeśli do nowego domu wydano certyfikat gwarancyjny (garantie- en waarborgcertificaat), sprawa może należeć do osobnej komisji Garantiewoningen - sprawdź to w certyfikacie.

BouwGarant daje przy remontach dodatkową ochronę (Verbouwgarantie): zabezpiecza m.in. na wypadek upadłości wykonawcy, a gdy firma nie wykona orzeczenia komisji, możesz skorzystać z gwarancji wykonania (nakomingsgarantie) BouwGarant. Listę wszystkich komisji znajdziesz na stronie De Geschillencommissie.

Ubezpieczenie firmy: AVB i BAV

W Holandii nie ma ubezpieczenia obowiązkowego dla wszystkich firm. Ustawowy obowiązek ubezpieczenia od odpowiedzialności zawodowej (beroepsaansprakelijkheidsverzekering, BAV) mają m.in. doradcy finansowi, adwokaci, accountants, notariusze i architekci. Dla pozostałych to dobrowolna decyzja - i warto o nią zapytać:

• AVB (bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering) pokrywa szkody wyrządzone przypadkiem u klienta, np. zniszczone meble albo rzecz strącona podczas pracy. Nie pokrywa skutków źle wykonanej pracy.
• BAV pokrywa skutki błędu w pracy albo w poradzie - to ważne np. przy biurze rachunkowym.

Przy większym remoncie poproś o kopię polisy (polisblad) i sprawdź, czy jest ważna.

Faktura i płatność

• Poproś o fakturę i płać przelewem na konto firmy. Faktura i potwierdzenie przelewu to Twoje dowody, gdy coś pójdzie nie tak.
• Na fakturze powinny być nazwa firmy, numer KVK, btw-id i kwota BTW. Co jeszcze musi zawierać, opisaliśmy w poradniku Faktura w Holandii - co musi zawierać.
• Stawki BTW: podstawowa 21%. Stawka 9% dotyczy m.in. malowania, tynkowania i tapetowania mieszkania albo domu starszego niż 2 lata oraz robocizny przy jego izolacji. Przy malowaniu i tynkowaniu 9% obejmuje też materiały, ale sama tapeta i materiały izolacyjne mają 21%.
• „Btw verlegd” to nie Twoja sprawa. Odwrotne obciążenie dotyczy rozliczeń między firmami, np. podwykonawcy z głównym wykonawcą. Faktura dla osoby prywatnej powinna zawierać BTW - chyba że firma korzysta z KOR albo usługa jest zwolniona z BTW.
• Gotówka nie jest zakazana, ale bez faktury i pokwitowania trudno cokolwiek udowodnić.

Czerwone flagi

• brak numeru KVK albo numer należący do innej firmy,
• tylko gotówka, bez faktury i bez pokwitowania,
• cała kwota albo jej większość z góry, zanim praca się zacznie,
• presja: „ta cena tylko dziś”, podpis od razu na miejscu,
• nic na piśmie - „jakoś się dogadamy”,
• przelew na prywatne konto osoby spoza firmy albo na konto za granicą bez wyjaśnienia,
• „btw verlegd” na fakturze dla osoby prywatnej albo brak BTW bez wyjaśnienia,
• logo organizacji branżowej na stronie, ale firmy nie ma w wyszukiwarce członków,
• wykonawca, który się obraża, gdy chcesz go sprawdzić w KVK.

Żadna z tych rzeczy nie przesądza sprawy sama, ale dwie naraz to dobry powód, żeby poszukać innej firmy.

Co zrobić, gdy coś pójdzie nie tak

1. Rozmowa, a potem pismo. Opisz mailem albo listem, co jest źle, dołącz zdjęcia i daj rozsądny termin na bezpłatną naprawę. Możesz zapowiedzieć, że do czasu naprawy wstrzymujesz część płatności. Gotowe wzory listów po niderlandzku ma ACM ConsuWijzer.
2. Odstąpienie od umowy. Jeśli firma nie chce albo nie może naprawić, możesz rozwiązać umowę (ontbinden): nie płacisz za źle wykonaną pracę, możesz żądać zwrotu, a czasem także odszkodowania, np. kosztu poprawek przez innego wykonawcę.
3. Geschillencommissie - jeśli firma jest do niej przyłączona, zwykle przez organizację branżową (tabela wyżej).
4. Bezpłatna porada prawna. Juridisch Loket doradza bezpłatnie osobom o niskich dochodach i małych oszczędnościach: tel. 0800-8020, pn.-pt. 9:00-17:00. Jeśli masz ubezpieczenie ochrony prawnej (rechtsbijstandverzekering), zacznij od niego.
5. Sąd. Sprawy do 25 000 EUR rozpatruje kantonrechter i adwokat nie jest tam obowiązkowy.
6. Firma zniknęła z zaliczką albo zbankrutowała. Przy upadłości KVK powie Ci, kto jest syndykiem (curator) - napisz do niego i dołącz ofertę oraz potwierdzenie przelewu. Przy podejrzeniu oszustwa radę i wskazówki, gdzie zgłosić sprawę, daje Fraudehelpdesk.

Nieuczciwą firmę możesz też zgłosić do ACM ConsuWijzer. Twojej sprawy to nie rozwiąże, ale pomaga urzędowi wyłapywać firmy, które łamią zasady.

Krótka lista przed podpisaniem

1. Numer KVK sprawdzony na kvk.nl - nazwa i miejscowość się zgadzają.
2. Numer BTW ważny w VIES (albo firma wyjaśniła, dlaczego nie nalicza BTW, np. korzysta z KOR).
3. Przy większym zleceniu: wyciąg z KVK - wiesz, kto może podpisywać umowy.
4. Członkostwo w organizacji branżowej sprawdzone w jej wyszukiwarce.
5. Oferta na piśmie z opisem prac, rodzajem ceny, terminami i warunkami płatności.
6. Zaliczka tylko na materiały, reszta po etapach.
7. Każda zmiana i dodatkowa praca potwierdzona mailem albo wiadomością.
8. Przy odbiorze: protokół, zdjęcia i lista usterek.

Szukasz agencji pracy albo prowadzisz firmę?

Agencję pracy sprawdza się inaczej - liczy się m.in. certyfikat SNA, a od 2027 także zezwolenie (toelating) z nowej ustawy Wtta. Opisaliśmy to w poradniku Praca przez agencję (uitzendbureau) - prawa i pułapki.

Prowadzisz polską firmę w Holandii? Dodaj ją do katalogu - podstawowy wpis jest bezpłatny. Jak zarejestrować działalność, opisaliśmy w poradniku Założenie firmy w Holandii (KVK) krok po kroku.

Powiązane poradniki

• Faktura w Holandii - co musi zawierać
• KOR - zwolnienie z BTW dla małych firm
• Długi w Holandii - incasso, deurwaarder i darmowa pomoc
• Praca przez agencję (uitzendbureau) - prawa i pułapki

Poradnik ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej. Przepisy, ceny i opłaty sprawdziliśmy we wrześniu 2026 na stronach KVK, Belastingdienst, ACM ConsuWijzer, De Geschillencommissie, IPLO i NBA.