Polacy w HolandiiProgram do faktur w Holandii - jak wybrać i ile kosztuje
Masz KVK i wystawiasz pierwsze faktury? Zanim wybierzesz program, warto wiedzieć, czego wymagają przepisy, a czego wymaga codzienna praca. To dwie różne listy.
Czego wymaga prawo, a nie program
Holenderska faktura musi zawierać komplet danych. Najczęstsze potknięcia Polaków prowadzących firmę w Holandii to brak numeru BTW, luka w numeracji i brak pełnego adresu nabywcy przy większych kwotach.
- Twoje dane: nazwa firmy, pełny adres, numer KVK i numer BTW (btw-identificatienummer).
- Dane nabywcy: nazwa, a przy fakturach powyżej 100 EUR również pełny adres.
- Numer faktury z ciągłej serii - bez dziur i bez powtórzeń. To jest ten wymóg, przez który arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać po kilkudziesięciu dokumentach.
- Daty: wystawienia i dostawy albo wykonania usługi.
- Kwoty rozbite na stawki BTW (0%, 9%, 21%) oraz kwotę podatku osobno.
- Adnotacje, gdy dotyczą: btw verlegd (odwrotne obciążenie), KOR (zwolnienie dla małych firm), dostawa wewnątrzunijna (ICP).
- Przechowywanie 7 lat - dotyczy też kopii wysłanych PDF-ów, nie tylko zapisów w programie.
Pełną listę wymogów publikuje Belastingdienst, a po polsku rozpisaliśmy ją w poradniku Faktura w Holandii - co musi zawierać.
Funkcje, które naprawdę mają znaczenie
Programy do faktur prześcigają się w długich listach. Dla jednoosobowej firmy w Holandii liczy się kilka rzeczy:
| Funkcja | Po co jest naprawdę |
|---|---|
| Kredytnota (creditnota) | Wystawionej faktury nie wolno poprawić ani skasować. Błąd naprawia się wyłącznie notą korygującą - program musi to umieć. |
| Ciągła numeracja | Program pilnuje serii i nie pozwala zrobić luki. |
| Pulpit BTW | Kwartalne aangifte robisz z gotowych sum, a nie z kalkulatora. |
| Kod QR do przelewu | Klient skanuje kod w aplikacji banku - przelew wypełnia się sam. Skraca czas do zapłaty. |
| Eksport UBL / e-faktura | Coraz więcej firm i instytucji oczekuje faktury w formacie elektronicznym, nie w PDF. |
| Eksport CSV | Księgowy dostaje plik, a nie 40 PDF-ów w mailu. |
| Kilometrówka | Przejazdy służbowe obniżają podstawę opodatkowania - ale tylko udokumentowane. |
| Skaner paragonów | Koszt wpisany od razu ze zdjęcia to koszt, o którym nie zapomnisz w kwietniu. |
Czego nie potrzebujesz na starcie: integracji z bankiem, modułu magazynowego, pełnej księgowości podwójnej. Za to zwykle płaci się najwięcej.
Ile to kosztuje
Rynek dzieli się na dwie grupy. Programy księgowe z pełną funkcjonalnością kosztują kilkanaście euro miesięcznie i więcej. Proste fakturowniki bywają darmowe, ale zwykle ograniczają liczbę dokumentów albo dokładają swoje logo do Twojej faktury.
ProFaktura - program, który zbudowaliśmy dla przedsiębiorców w Holandii - działa tak:
- Wystawianie faktur i kredytnot: 0 EUR, bez limitu dokumentów. W darmowym planie masz też bazę klientów, wysyłkę mailem oraz eksport PDF, CSV i UBL.
- Pro: 9,99 EUR netto miesięcznie - własne logo na dokumencie, oferty (offertes), koszty ze skanerem paragonów, kilometrówka, ewidencja godzin i pulpit BTW.
- Multi: 19,99 EUR netto miesięcznie - to samo plus pięć osobnych firm na jednym koncie, każda z własną numeracją, logo, klientami i statystykami.
Ceny są netto, bo przedsiębiorca odlicza BTW (brutto: 12,09 i 24,19 EUR). Pełną wersję testujesz 30 dni za darmo, a abonament anulujesz jednym przyciskiem, bez okresu wypowiedzenia - tego wymaga holenderskie prawo (opzegknop).
Co ProFaktura robi za Ciebie
Sprawdza dokument przed wystawieniem. Zanim faktura dostanie numer, program weryfikuje dane sprzedawcy (KVK, BTW), dane nabywcy (przy kwotach powyżej 100 EUR wymaga pełnego adresu), poprawność daty, walutę, stawkę BTW z listy 0/9/21 oraz format numeru BTW osobno dla każdego z 27 krajów. Przy dostawie wewnątrzunijnej pilnuje, żeby kraj nabywcy był na liście państw UE. Obsługuje btw verlegd, KOR i ICP.
Nie pozwala zepsuć historii. Wystawionej faktury nie usunie nikt - nawet administrator. Dane sprzedawcy są zamrażane w chwili wystawienia, więc późniejsza zmiana adresu czy logo nie zmienia dokumentu sprzed roku. Gotowy PDF zapisuje się razem z sumą kontrolną SHA-256 i przy każdym pobraniu jest sprawdzany. Każda operacja - wystawienie, wysyłka, zmiana statusu, korekta - trafia do dziennika zdarzeń.
Liczy kilometry. Kilometrówkę prowadzisz z mapy albo na żywo z GPS: start i stop naciskasz sam, a program dzieli dzień na odcinki, dopisuje adresy początku i końca, odrzuca spacery i drgania sygnału na parkingu, a na koniec roku wystawia raport w PDF i CSV. Surowe punkty lokalizacji kasujemy po zatwierdzeniu trasy - zostaje dystans, adresy i uproszczony ślad.
Wygląda jak Twoja firma. Pięć motywów kolorystycznych w trzech układach, własne logo, własny prefiks numeracji i stała notka na dokumencie.
Przenosi historię z innego programu. Import faktur z pliku UBL/XML zachowuje oryginalne numery, więc seria się nie rozjeżdża.
Program działa w przeglądarce na komputerze i telefonie, a na telefon jest aplikacja w obu sklepach: Google Play i App Store.
Jak zacząć
- Wejdź na profaktura.nl i załóż konto (e-mail, Google albo Apple).
- Uzupełnij profil firmy: nazwa, adres, KVK, numer BTW, numer konta i prefiks numeracji.
- Dodaj pierwszego klienta i wystaw fakturę - w darmowym planie od razu, bez karty.
- Jeśli potrzebujesz ofert, kosztów albo kilometrówki, włącz 30-dniowy okres próbny.
Powiązane poradniki
- Faktura w Holandii - co musi zawierać
- BTW w Holandii - rozliczenie kwartalne krok po kroku
- KOR - zwolnienie z BTW dla małych firm
- Kilometrówka w Holandii (rittenregistratie)
- ZZP w Holandii - podatki, ulgi i obowiązki
- Założenie firmy w Holandii (KVK) krok po kroku
Ten poradnik opisuje program, który rozwijamy sami (ProFaktura, Look Arts Vision, KVK 81661851). Piszemy o nim wprost, żeby było jasne, że to nie jest niezależny ranking. Wymogi prawne opisane wyżej są niezależne od wybranego programu - sprawdź je zawsze na belastingdienst.nl.